Administrationskontroll

Vad är kontrollen i administrationen?

han Administrationskontroll Det hänvisar till att fastställa standarder, mäta arbetstagarnas verkliga prestanda och vidta motsvarande korrigerande åtgärder inför möjliga avvikelser från en organisations aktiviteter.

När strategierna är etablerade och planerna utarbetas har administrationen som sin huvudsakliga uppgift att vidta motsvarande åtgärder för att säkerställa att dessa planer genomförs eller, om omständigheterna motiverar det, att de modifieras.

Kontrollfunktionen syftar till att säkerställa att anställda gör vad de måste göra, eftersom administrering innebär att vägleda andras arbete. Detta är den grundläggande funktionen för administrativ kontroll.

Ett bra hanteringskontrollsystem stimulerar handlingen när man upptäcker betydande variationer av den ursprungliga planen och belyser dem så att människor kan fixa saker. Kontrollerna måste fokusera på resultaten.

Administrationskontrollfunktionen kan vara en avgörande faktor för organisatorisk framgång. Alla företag som tar sina processer på allvar bör överväga implementeringen av kontrollhantering.

Ursprung

På 1920 -talet utvecklade ingenjören Henri Fayol en allmän teori för företagsekonomi, som många har kallat Fayolism. Det är allmänt erkänt som en av grundarna av den moderna ledningsmetoden och dess principer gäller fortfarande många år senare.

Fayol föreslog att det fanns fem huvudhanteringsfunktioner: planering, organisation, samordning, hantering och kontroll. Och dessa principer för kontrollhantering eller förändringshantering är tillgängliga till förmån för ett företag.

Fayols kontrollfunktion förblir relevant i den meningen att för en chef att analysera avvikelserna och göra nödvändiga justeringar bör få feedback om processerna i fråga.

Idag kan aspekterna av ledningen genomföras med hjälp av online -plattformar, men dess principer och mål förblir desamma.

Varför behöver du kontroll i administrationen?

Kontroll är nödvändig för att säkerställa att de anställda agerar till förmån för organisationen

Om all personal alltid gjorde det bästa för ett företag, skulle kontroll och till och med administrationen inte vara nödvändigt.

Ibland försöker de anställda emellertid inte fortsätta efter organisationens bästa, så en serie kontroller måste implementeras för att skydda sig mot oönskade beteenden, förutom att främja önskvärda åtgärder.

En viktig typ av problem mot administrativa kontrollsystem är personliga begränsningar. Människor förstår inte alltid vad som förväntas av dem eller hur de kan göra sitt jobb bättre, eftersom de kan sakna nödvändig kapacitet, utbildning eller information.

Kan tjäna dig: motsvarande enheter

Typer av kontroll

Regleringskontroller

Regleringskontroller främjar uppnåendet av mål i administrativ kontrollpolicy, eftersom det är resultatet av ett standardförfarande och en aktuell policy för ett företag.

Nyckeln är att matcha organisationens mål, till exempel kundnöjdhet, med regleringskontroller, till exempel företagets förfaranden och policyer. Det är viktigt att uppnå rätt typ av balans mellan mycket lite och för mycket administrativ kontroll. Det finns tre typer av regleringskontroller:

• Byråkratisk.
• Finansiell.
• Kvalitet.

Byråkratiska kontroller

Byråkratisk kontroll härrör från myndighet på grund av personens position i företagets sortiment. Ju högre hierarkin i företaget, desto mer kontroll kommer du att ha om driftspolicyer och förfaranden.

Den viktigaste frågan för denna kontroll är hur man bevarar kommandokedjan och genererar flexibilitet inom systemet. Det är möjligt genom ett standardförfarande som delegerar allt ansvar för en fallande kommandokedja.

Ekonomisk kontroll

Ekonomisk kontroll inkluderar viktiga mål relaterade till finansiering, för vilka ledningen är ansvarig. Det är mer populärt bland flera strategiska affärsenheter.

Chefer är ansvariga för att upprätthålla kostnaderna som är anpassade och uppnå de finansiella målen som bidrar till ett företags allmänna lönsamhet.

Kvalitetskontroller

Denna typ av kontroll påverkar det slutliga resultatet av produkten eller tjänsten som erbjuds kunderna. Du måste se till att det finns utrymme för standardisering och kreativitet.

Regleringskontroller

Det är baserat på accepterade handlingsmönster som styr ledningen och anställdas beteende. Det hjälper till att förstå vissa beteenden som är acceptabla och som är mindre acceptabla. Regleringskontroll innehåller två typer av standarder:

• Lagstandarder

De är de informella reglerna som gör medlemmarna i ett team medvetna om deras ansvar. Så här interagerar medlemmar i ett team med varandra över tid, eftersom alla går igenom en tillväxtfas.

Kan tjäna dig: rörelsekapital

Det är ett kraftfullt inflytande på beteende och visar sig vara en integrerad del av administrativ kontroll.

• Organisatoriska kulturella standarder

Denna typ av administrativ kontroll är baserad på organisationskulturen och involverar de delade värden, ritualer och övertygelser från en organisation. Lagarbete och samarbete är viktiga för att anpassa standarderna och målen.

Faser av administrationskontroll

Beroende på organisationens storlek deltar en eller flera personer i kontrollen

Kontrollen har flera faser:

Fastställa standarder

Standarder är de kriterier som är inställda för att utvärdera prestanda. De är utvalda punkter i planeringen som mäter prestanda, så att chefer kan få indikatorer på hur allt går och så behöver inte övervaka varje steg i genomförandet av planen.

Dessa standardiserade element utgör mätbara mål, som för kontroll är särskilt viktiga. I ett industriföretag kan du till exempel standardisera produktions- och försäljningsmål, arbetshjälpsmål, säkerhetsregister etc.

Å andra sidan kan standarderna i servicebranscherna inkludera den tid som kunderna måste vänta i en bank eller antalet nya kunder som lockas av en reklamkampanj.

Mätprestanda

Prestandamätning måste genomföras med avseende på standarder med tanke på framtiden, så att avvikelser kan upptäckas innan de inträffar och undviker lämpliga åtgärder.

Om standarderna var korrekt utarbetade och mekanismer är tillgängliga för att avgöra exakt vad anställda gör är det ganska enkelt att utvärdera verklig eller förväntad prestanda.

Till exempel kan det vara ganska enkelt att upprätta en standard för arbetstid för tillverkning av en massproducerad artikel och det kan vara lika enkelt att mäta prestanda mot den standarden i unika typer av arbete.

Det finns emellertid många aktiviteter som det är svårt att utveckla exakta standarder för och det finns många aktiviteter som är svåra att mäta. Till exempel är det inte enkelt att kontrollera arbetet med arbetsrelationschefen, eftersom det inte är lätt att utveckla definierade standarder.

Den överlägsna av denna typ av chef är baserad på felaktiga standarder, såsom fackföreningarnas inställning, entusiasm och lojalitet hos underordnade, arbetsrotationsindex etc.

Bestäm om prestanda sammanfaller med standarden

Det är ett enkelt men viktigt steg i kontrollprocessen. Det innebär att jämföra resultaten som erhållits med de redan etablerade standarderna. Om prestanda sammanfaller med standarden kan chefer anta att allt är under kontroll. I detta fall behöver chefer inte ingripa i organisationens verksamhet.

Kan tjäna dig: Matrix Organization: Egenskaper och exempel

Anta korrigerande åtgärder

Detta steg blir viktigt när prestanda inte uppfyller standarden och analysen visar att korrigerande åtgärder krävs. Dessa korrigerande åtgärder kan innebära en förändring i en eller flera aktiviteter i företagets verksamhet.

Till exempel kan bankens filialchef upptäcka att fler bankomater behövs för att uppfylla den tidigare etablerade standarden på fem minuter av klienten.

Kontroll kan också visa förekomsten av otillåtliga standarder. Korrigerande åtgärder i detta fall kan innebära att man måste ändra den ursprungliga standarden istället för att ändra prestanda.

Om inte chefer ser kontrollprocessen tills deras slutsats helt enkelt kommer att övervaka prestanda, istället för att utöva kontroll. Tyngdpunkten bör alltid vara att utforma konstruktiva sätt att få prestanda till en standard, istället för att helt enkelt identifiera ett misslyckande.

Kontrollexempel

Organisationschefer genomför kontrollaktiviteter dagligen:

• Observera om en viss anställd eller avdelning i organisationen följer affärsförfaranden (byråkratisk kontroll).
• Chefen godkänner att en anställd eller avdelning utför nya nödvändiga aktiviteter i organisationen (byråkratisk kontroll).
• Chefen godkänner att en anställd eller avdelning utför en kostnad (byråkratisk kontroll).
• Mät faktureringen av en specifik vecka, vecka eller månad (ekonomisk kontroll).
• Mät utgifterna för en dag, vecka eller månad (ekonomisk kontroll).
• En avdelningschef eller fabrikschef utvärderar den genomsnittliga kvalitetsnivån för de producerade enheterna (kvalitetskontroll).
• Chefen utvärderar om reglerna som fastställts i anställdsguiderna (regleringskontroll) följs.

Referenser

1. Kenneth Merchant (1982). Kontrollfunktionen för ledningen. MIT Sloan. Taget från: Sloanreview.mit.Edu.
2. Workfront (2019). Vad är kontrollhantering och varför är det ESTENNIAL? Taget från: Workfront.com.
3. HITSH BHASIN (2019). Ledningskontroll: Betydelse, typer och funktioner i ledningskontrollen. Marketing91. Taget från: Marketing91.com.
4. Idunote (2020). 4 steg i kontrollprocessen i företagsledningen. Taget från: idunote.com.
5. Wikipedia, Free Encyclopedia (2020). Kontroll (hantering). Taget från: i.Wikipedia.org.