Vad är livscykeln för dokument?

han Vital Cycle of Documents Den består av en följd av steg genom vilka en fil reser under hela sin livslängd. Dessa faser sträcker sig från skapandet av ett dokument, genom alla dess användningsområden och ändringar, tills det förstörs eller permanent arkiveras.

Begreppet livscykel för dokument skapades i USA efter andra världskriget. Detta följde behovet av att hitta ett lämpligt sätt att hantera många filer som hade samlats.

Bildkälla: Wikimedia.org.

Varje disciplin behandlar på olika sätt livscykeln för dokumenten, med hänsyn till dess tillvägagångssätt och filens natur. Till exempel kan livscykeln för ett juridiskt dokument ha olika stadier än de som har ett akademiskt dokument.

I båda fallen är övervägandena om den tid som ett dokument måste hållas, hur man ska lagras eller vad dess korrekta användning ska vara. På samma sätt finns det också olika tillvägagångssätt på stadierna i dess livscykel.

Till exempel kan det finnas dokument utan värde för ett företag eller för en statlig enhet på grund av dess antikvitet. Samma filer kan dock ha ett högt historiskt värde för ett museum.

En annan grundläggande skillnad är vad som finns mellan analoga och digitala dokument. Även om vikten ligger i innehållet i dokumenten innebär förekomsten av de digitala arkiven särdrag i deras manipulation och i stadierna av deras livscykel.

Dokumentens tre åldrar

Bild: SlidePlayer

1972 föreslog historikern Carlos Wyffels teorin om de tre åldrarna. Enligt detta är dokument objekt som har en viktig process under vilken deras användning omvandlas.

Kan tjäna dig: de 10 traditionerna och sederna för Zacatecas mest populära

I allmänhet har dokumenten en intensiv användning omedelbart efter skapandet och under en viss tid. Men med tiden minskas denna användning tills den stannar helt, antingen för att de arkiveras eller förstörs.

Enligt Wyffels delas denna cykel genom vilken alla dokument går igenom i tre åldrar: administrativ eller aktiv ålder, mellanliggande eller halvaktiv ålder och inaktiv eller historisk ålder.

Den administrativa eller aktiva åldern (hanteringsfilen)

Hänvisar till den aktiva perioden för ett dokument. Det börjar vid skapandet och går igenom olika steg där det konsulteras, överförs och delas ofta.

Till exempel börjar den administrativa åldern för en biljett till offentliga tjänster när den genereras. Sedan fortsätter det i rörelse under en begränsad tid: medan en leverans av postmannen eller skickas via e -post, när konsultation och när den betalas.

Mellanprodukten eller semi -aktiv ålder (Central Archive)

Det är den period där dokumentet har tappat användbarheten för vilken det skapades. Därför har den ingen användning så aktiv som i den administrativa tidsåldern. Emellertid bevaras det och kan konsulteras på ett sällsynt sätt.

Till exempel börjar den mellanliggande åldern för en servicebiljett när den, efter att ha betalat den, arkiveras i en mapp. Det är mycket troligt att han aldrig kommer att konsulteras igen, men han förblir inlämnad om någon oro uppstår.

Dokumentens semi -aktiva liv kan vara varierande beroende på typ av dokument och enligt sammanhanget. Ett juridiskt dokument, till exempel, kan ha ett aktivt liv som är mer omfattande än en biljett för offentliga tjänster.

Det kan tjäna dig: man: ursprung, egenskaper, skillnader med feminism

Inaktiv ålder eller historisk ålder (historiskt arkiv)

Hänvisar till den sista perioden för filerna. Men inte alla filer har samma destination. Beroende på deras natur kan de omvandlas till historiska eller förstörda.

Historiska arkiv är de som har ett kulturellt eller forskningsvärde. Därför, under detta skede anskaffar de bevarandemetoder som håller dem på det mest fulla sättet som möjligt.

Stadier av den vitala cykeln av dokument

De tre åldrar -teorin upprättar i allmänhet de grundläggande faserna som alla dokument går igenom. Det finns emellertid också andra mer specifika steg som definierar användbarheten och manipulationen av dokument.

Stegen genom vilka ett dokument går igenom beror på dess värde, dess användning och sammanhang. I enlighet med dessa egenskaper bestäms det vad som är de faser som måste gå igenom och vad som är de tekniska och administrativa bestämmelserna för var och en av dem.

Dessa är några av de viktigaste stadierna genom vilka ett dokument passerar under hela sin livslängd:

1-skapelse: Det består av skapandet av dokumentet, antingen i tryckt eller digitalt format.

2-sweetiness: Enligt formatet i vilket dokumentet har skapats lagras det fysiskt eller digitalt. I vissa fall beaktas också digitaliseringssteget när det är en del av processen.

3-kategorisering: Det hänvisar till organisationen, klassificeringen eller indexeringen av dokumenten i enlighet med parametrarna som är etablerade i varje sammanhang.

4-transferens: hänvisar till leveransen och/eller leverans av ett dokument enligt dess egenskaper. I dag kan detta hänvisa till en leverans via fysisk post eller en e -postfrakt i närheten.

Det kan tjäna dig: Alebrijes: Ursprung och typer av denna mexikanska konst

5-distribution: Detta steg hänvisar till dokument som är för allmän användning eller nödvändighet, därför måste de avslöjas efter att ha skapats för en viss grupp människor.

6-kollaborativ användning: För närvarande kan filer ordnas för delad användning och redigering. Detta steg är av nyligen utseende och betraktas uteslutande för digitala dokument.

7-konsultation: Det hänvisar till det stadiet där dokumenten är ordnade med avsikt att de kan konsulteras. Under denna process är säkerhets- och/eller tillgänglighetsbestämmelser mycket viktiga, beroende på allmänheten som förväntas få tillgång till informationen.

8-Archivado eller förstörelse: Detta är det sista steget i livscykeln för alla dokument. Motsvarar det ögonblick det beslutas om det har tillräckligt historiskt värde som ska bevaras eller tvärtom, det förstörs.

Resurser

1. Darmouth College. (S.F.). Dokumentets livscykel: definitioner, stödtekniker och applikationer. Återhämtat sig från: Dartmouth.Edu
2. González, l. (2015). Vital Cycle of Documents: 3 Ages Theory. Återhämtat sig från: bibliopos.är
3. Larrivee, b. (2013). Vad är en livscykel för elektronisk dokumenthantering? Återhämtat sig från: dokumentmedia.com
4. Rouse, m. (S.F.). Dokument Lifecle. Återhämtat sig från: Whatis.Techtarget.com
5. Yebra, m. (2016). Dokumentera livscykel - det spanska arkivsystemet. Återhämtat sig från: Normadat.är.