inköpsavdelning

Vad är inköpsavdelningen?

han inköpsavdelning o Inköpsområde i ett företag är en del av en organisation som ansvarar för alla aktiviteter för förvärv av råvaror, reservdelar, tjänster etc. Tillhandahåller en tjänst som är ryggraden i många industriella, detaljhandels- och militära organisationer.

Det säkerställer att de nödvändiga leveranserna för att driva verksamheten beställs och underhålls i lager. Denna avdelning är i centrum för en framgångsrik leveranskedjehantering och ansvarar för att minimera kostnaden för beställda produkter, kontrollera lagernivåer och etablera solida relationer med leverantörer.

En bra inköpsavdelning kommer att kräva leverantörer och övervaka beställningarna i början till receptionen. Hjälp andra avdelningar att identifiera behov, administrera rekvisitionsprocessen och få konkurrenskraftiga priser. De fungerar vanligtvis som kontroller för att garantera efterlevnad av budgetar.

Egenskaper för inköpsavdelningen

Agera som ledningsrådgivare

Inköpsavdelningen är involverad i företagsplanering och budget på en hög nivå. Detta gör det möjligt att designa omvända tekniska kostnader och utforska potentiellt billigare och/eller högre kvalitetsalternativ.

Främja leverantörens innovation

Mer än bara kräver det lägsta priset arbetar inköpsavdelningen med leverantörer för att minska de underliggande kostnaderna för sina produkter och tjänster.

De är intimt involverade i "livscykeln för innovation", från den första idén till tillverkning och kontinuerlig förbättring.

Ge kunskap om nyckelleverantörsdata

Företag kan tillgripa denna information för att skapa prediktiv analys, vilket ger en djupare vision av marknader.

Hantera och mjukgöra risken för leveranskedja

Ekonomiska kriser har lärt sig värdet av att vara på väg på leverantörernas stabilitet. Inköpsavdelningen har en mycket tydligare vision av det området än någon annan del av organisationen.

Kan tjäna dig: produktiv projekt: egenskaper, typer, exempel

Främja begåvningen av smidig personal och talangutveckling

Det är nödvändigt att korsa de funktionella och geografiska gränserna för att hitta lämpliga kandidater för inköpsavdelningen.

I vissa fall är svaret i extern anställning eller användning av delade serviceorganisationer.

Funktioner

Erhålla material

För ett tillverkningsföretag kan detta inkludera råvaror, men det kan också inkludera verktyg, maskiner eller till och med nödvändiga kontorsmaterial för försäljningsutrustning och sekreterare.

I en detaljhandelsverksamhet måste inköpsavdelningen se till att de alltid finns i hyllorna eller i butikerna tillräckligt med produkter för att hålla butiken väl levererade.

Det är särskilt viktigt att hålla lagerlagret på en rimlig nivå. Att investera stora mängder pengar i lager kan generera aktieproblem och brist på kapital för andra utgifter, såsom forskning och utveckling eller reklam.

Utvärdera priserna

En inköpsavdelning ansvarar för att kontinuerligt utvärdera om du får materialet till bästa möjliga pris för att maximera lönsamheten.

Du måste jämföra priser för att hitta de bästa leverantörerna med de mest förnuftiga priserna för företagets specifika storleksorder.

Inköpsavdelningen kan kommunicera med alternativa leverantörer, förhandla om bättre priser för större beställningar eller ta reda på möjligheten att få produkter med ett lägre pris på andra olika källor.

Leverantörer av före leverantören

Inköpsavdelningen utvärderar leverantörer när det gäller pris, kvalitet, kundens åsikter och tid för att slutföra beställningar och producera en lista över godkända leverantörer.

Kan tjäna dig: leverantörer: egenskaper, funktioner, typer, riktiga exempel

Beställningsövervakning

Beställningar dokumenteras med inköpsorderformulär. Dessa anger viktig information om de beställda materialen såväl som det begärda beloppet.

Dessa formulär används för att säkerställa att de beställda produkterna tas emot och för att spåra den tid som beställningar tar för att slutföra.

Kontorsarbete

Inköpsavdelningen hanterar all dokumentation relaterad till köp och leverans av material.

Detta representerar att arbeta i nära samarbete med redovisningsavdelningen, på ett sådant sätt att säkerställa att det finns tillräckligt med pengar för att köpa föremålen, att kassaflödena utan problem och att alla betalningar utförs i tid.

Policyöverensstämmelse

Innan du gör ett köp måste inköpsavdelningen säkerställas för att följa formaliteterna från förvärv och godkännande av budgeten och måste se till att materialet köps efter organisationens allmänna policy.

Betydelse

Få lägre kostnader

Inköpsavdelningen spelar en viktig roll för att maximera affärsvinster. Jämför priser och förhandla med leverantörer så att företaget får bästa möjliga pris i nödvändiga produkter.

Du kan också ge besparingar som utnyttjar de garantier och rabatter som i allmänhet glömmer de som inte är specialister.

Hjälpa till att spara, leverera bättre öppenhet i företagets utgifter. Detta kommer att förhandla om bättre kontrakt och släppa kassaflödet.

Förhindra insufficiens av material

Inköpsavdelningen måste identifiera vilka produkter som är kritiska för företaget och vidta lämpliga åtgärder för att skydda sin leveranskedja.

För att säkerställa att otillräckligheten av material inte påverkar produktiviteten använder inköpsavdelningen tekniker som flera leveranser.

Att ha flera källor innebär att använda flera leverantörer som erbjuder samma produkter. Om det finns ett problem med en leverantör kan beställningar ökas till en annan för att kompensera för felet.

Kan tjäna dig: ekonomisk överbyggnad: element, exempel

Förbättra kvaliteten

Inköpsavdelningen hjälper till att förbättra kvaliteten genom att fastställa prestandamål. Övervaka sedan den verkliga prestationen med avseende på dessa mål.

Det är avgörande att mäta kvalitetsegenskaper med hjälp av indikatorer för attribut, såsom hållbarhet, produktutseende eller leverans punktlighet.

De arbetar nära med leverantörer för att utveckla sina processer och hjälpa dem att förbättra kvaliteten.

Hantera relationer

Utmaningen med inköpsavdelningen är att få leverantören att vara intresserad av att arbeta med företaget. Få leverantören att investera i en långsiktig relation.

Avdelningen måste också hantera relationer inom företaget. Du måste arbeta med interna intresserade parter, till exempel marknadsföring, finans, logistik och distribution, för att säkerställa att alla är anpassade.

Hitta innovation

Eftersom inköpsavdelningen alltid är i kontakt med olika externa företag är det i en idealisk position att förvärva innovativa produkter som kan ge en konkurrensfördel för verksamheten när det gäller pris, kvalitet eller bekvämlighet.

Exempel på inköpsavdelningar

• Institutionen för en skofabrik i Mexico City som ansvarar för att köpa materialen för att tillverka dem.
• Institutionen för en smartphones -fabrik som ansvarar för att köpa elektroniska material.
• Institutionen för en filmproducent som ansvarar för att köpa eller hyra kläder, fordon, teknisk utrustning och annat nödvändigt material.
• Institutionen för en stormarknadskedja som ansvarar för att köpa nödvändiga livsmedel för att leverera platserna för ett geografiskt område.