Procedurmanual

Vi förklarar vad som är företagets procedurhandbok, vad är det för och vi ger flera exempel

Vad är företagets procedurhandbok?

han Procedurmanual av ett företag Det är ett skriftligt dokument som listar steg för steg instruktionerna om hur man slutför en arbetsuppgift eller hur man hanterar en specifik situation när det uppstår på arbetsplatsen. Den innehåller företagets bästa praxis och beskrivningarna av de viktigaste affärsprocesserna.

Denna handbok innehåller också metoder och standarder för hur arbetet förväntas göras. Skapandet av procedurhandboken gör det möjligt att göra tillväxt, förenkla utbildning och underlätta dess förmåga att klättra.

Den här manualen kan vara en tre -rings -mapp, en mapp i ett delat nätverk av nätverket eller en automatiserad version publicerad online, med en programvara Proceduradministration. Alla måste förstå vad procedurhandboken är sammansatt och var kan du hitta när någon behöver det.

Att skriva en procedurhandbok kräver att stegen i en viss process tydligt förstås. När företaget växer kommer nya förfaranden att behövas. Procedurhandboken kan också betraktas som ett procedurbibliotek.

De manuella husen exempel på procedurer som kan användas som modell för nya operativa procedurer. Alla anställda i organisationen måste utbildas i företagets policyer och förfaranden; De måste alltid ha omedelbar tillgång till en procedurmanual.

Vad är procedurhandboken för?

Träning

Med användning av en välskriven procedurmanual kan ett företag mer effektivt underlätta utbildning av nya anställda.

Utöver utbildning ger en procedurhandbok de nuvarande medlemmarna i teamet en resurs för att känna till de minst använda procedurerna, vilket säkerställer att de utförs med rätt formalitet och upprätthåller kvalitetskontroll.

Så att anställda känner till sina funktioner

Anställda måste förstå vad som förväntas av dem. Handledare behöver en procedurhandbok för att hantera affärsprocesser. När du dokumenterar standarderna kommuniceras vad som är viktigt för klientens tillväxt, kvalitet och tillfredsställelse.

Förbättring av beslutsfattande

Genom de policyer och förfaranden som påverkar ett funktionellt område har första arbetare befogenhet att fatta effektiva beslut och spara tid.

Kan tjäna dig: bilateralt monopol: egenskaper och exempel

Förbättring av kommunikation

En effektiv procedurmanual tillhandahåller lämpliga metoder för kommunikation mellan avdelningar, gör det möjligt för personalen att arbeta tillsammans för att lösa de dagliga problemen i verksamheten utan att kräva onödigt tillsynsdeltagande.

Syftet med procedurhandboken måste vara att organisera olika innehåll för att återspegla både företagets sätt och media för att utföra tjänsten eller tillverka produkten till lägsta kostnad och på kortast möjliga tid.

Förbättra personalens tillfredsställelse

Det har den extra fördelen att upprätthålla arbetstillfredsställelse och hög motivation hos anställda.

Hur man utarbetar en procedurhandbok?

Innan du utvecklar en procedurhandbok är det viktigt att förstå skillnaden mellan politik, central process och förfarande.

• Politik är uppsättningen av grundläggande principer och tillhörande riktlinjer, formulerade och tillämpade av ledningen för en organisation, för att styra och begränsa dess åtgärder i sökandet efter långsiktiga mål.
• Grundläggande process är sekvensen av inbördes beroende och länkade procedurer, som i varje steg konsumerar en eller flera resurser (anställdas tid, energi, maskiner, pengar) för att konvertera ingångar till produkter. Dessa resultat fungerar som biljetter till nästa steg tills ett känt mål eller slutresultat uppnås.
• Procedur är en sekvens av aktiviteter eller en fast åtgärdskurs, definierad av steg (som innehåller tydligt definierad start och slutpunkt) som måste utföras i samma ordning för att korrekt ange en uppgift.

1. Definiera centrala processer

Du måste fundera över alla centrala processer som företaget har. Det börjar med att definiera vilka processer som kommer att avgränsas och mappas i procedurhandboken, vilket skapar en sammanfattning av alla procedurer som önskas inkludera att inkludera.

Även om varje process kanske inte placeras är det viktigt att etablera det mest grundläggande och viktigt. Till exempel kan en restaurang definiera centrala processer på hur en viss maträtt görs, men lika viktigt är restaurangens rengöringsprocess.

En lista över de centrala processerna som behövs för att integreras i procedurerualen bör skapas efter kartläggning av den. Systemet kommer att fungera som en guide för att säkerställa att du inte lämnar någon av uppgifterna när du börjar skriva manualen.

Det kan tjäna dig: operationell cykel

2. Skriv en introduktion

Inkludera en kort beskrivning av vad manualen innehåller, som är direkt riktad till de människor som kommer att använda manualen, vad läsarna kan förvänta sig när man använder manualen och det bästa sättet att använda manualen (det vill säga ”Läs den från början till slut ”Eller” Använd det som en referens för att söka efter procedurer vid behov ”).

3. Upprätta ett flödesschema för varje process

Varje process definieras av stegen eller uppgifterna som är nödvändiga för att slutföra den. Om ett steg utelämnas kan du representera att du förlorar eller försenar en beställning eller har en defekt slutprodukt. Att etablera ett flödesschema är att definiera arbetsflödet.

För att slutföra en manual måste du börja med en process samtidigt: börja med den första processen i schemat. De nödvändiga stegen för att slutföra processen beskrivs, då returneras och skrivs detaljerna för varje steg.

Du måste se till att varje steg är tydligt och kortfattat. Varje steg måste ge tillräckligt med detaljer så att vem som helst kan följa instruktionerna.

Anta till exempel att en procedur för försäljningsprocessen skapas av ett internetkrav. Först görs ett flödesschema om hur den potentiella kunden ursprungligen kontaktas efter den begärda informationen: via telefonsamtal, e -post eller textmeddelande.

Om utsikterna inte kunde kontakta, hur många gånger säljs teamet, med specifika skript för varje kontakt.

När du kontaktar klienten tilldelas ett annat skript, liksom en uppsättning uppföljning, beroende på om kunden köpte produkten eller bestämde sig för att vänta.

4. Leverera proceduren till en annan person för att läsa den

Det är viktigt att göra en medarbetare eller någon som är känd för att läsa den och följa instruktionerna när de är skrivna. Den här personen kan ge värdefulla kommentarer om det finns steg som inte kunde slutföra eller inte förstod.

Kommentarerna baserade på kommentarerna rensas. Det är möjligt att du måste skriva om, redigera eller lägga till något i instruktionerna.

5. Skapa checklistor och formulär

För alla processer är det lättare för teammedlemmar att följa ett formulär eller checklista. Det är därför en detaljerad mall måste utvecklas, baserat på kartläggningsprocessen.

Det kan tjäna dig: principer för administrativ kontroll

Om specifik information behövs när klienten kommer in, bör du se till att mallen har all nödvändig information, presenterad på ett kortfattat sätt.

Det bör inte antas att teammedlemmarna kommer ihåg allt som indikerar förfarandet, särskilt när en klient sitter framför dem. Kontroller och formulär måste integreras som en bilaga till flödesschemat och processsteg.

6. Integrera den i en procedurhandbok

När ett flödesschema har tilldelats varje process och alla stödmallar har skapats är de integrerade i en komplett procedurhandbok. Manualen är organiserad baserat på avdelningar.

Till exempel kan procedurhandboken ha avsnitten "försäljning", "operationer" och "distribution". Varje avsnitt är uppdelat i de centrala processerna i den avdelningen, vanligtvis i den ordning i vilken varje central process genomförs i den allmänna leveransen av produkterna.

I avsnittet "Distribution" kan flera huvudprocesser vara, till exempel "få beställningen", "Förpackning för leverans", "frakt" och "Follow -up".

Procedurerhandboken är organiserad med en innehållstabell och varje procedur är tydligt redo med en djärv titelrubrik.

Ett omslag ingår i namnet på manualen, en tabell med innehåll, introduktionen och procedurerna i innehållets ordning.

Du kan till och med placera flikar så att teammedlemmarna enkelt granska manualen för att hjälpa dem att hitta relevanta förfaranden i sina avdelningar.

Slutligen görs och distribueras kopiorna. Du måste marknadsföra kontinuerlig feedback och uppdatera manualen vid behov. Det måste finnas en manual tillgänglig i ett angivet område på varje funktionell plats, som använder policyer och procedurer.

Procedurmanualexempel

-Manual för matlagning av hamburgare på ett specifikt sätt.

-Manual om hur man ska agera före en brand, jordbävning eller naturkatastrof.

-Manual om hur man ska agera före kundklagomål eller en aggressiv kund.

-Manual för att genomföra en personalvalsprocess.

-Manual att veta hur man arbetar på en restaurang.

-Manual om hur man serverar klienten på Amazon.