Verkställande direktör

En verkställande sekreterare är den som stöder ett företag med hög ranking av ett företag

Vad är verkställande sekreteraren?

De verkställande direktör Det är ett jobb eller ett yrke som tjänar till att ge maximalt stöd till anställda med högt ranking i ett företag eller organisation. Det kommer att vara den som kommer att organisera och underhålla schemat för cheferna och hjälpa dem att utföra ett brett utbud av administrativa uppgifter.

Målet är att bidra till verksamhetens allmänna effektivitet genom att se till att alla administrativa uppgifter som tilldelats kommer att genomföras på ett snabbt och effektivt sätt.

En sekreterare är personen som ger administrativt stöd och kan utföra uppgifter som att skriva och arkivera, svara på telefonen och överföra meddelanden.

Den verkställande sekreteraren, eller administrativ assistent, gör också några av dessa aktiviteter, utöver samordningen av kontoret, forskningen av produkter, interaktion med leverantörerna, begäran om produkter och skapandet av en databas.

Normalt får verkställande sekreterare högre löner än sekreterare, eftersom de utför funktioner med hög nivå och påskyndar kontorsproduktiviteten. De kan ockupera denna position både män och kvinnor.

Verkställande profil

- Bachelor of Business Administration eller relaterade områden.

- Erfarenhet bevisat som verkställande sekreterare eller en liknande administrativ roll.

- Var kompetent i hanteringen av Microsoft-Office på ett integrerat sätt, och i programvaran "Back-ofFFICE", till exempel ERP-system.

- Djup kunskap om administration av kontor och grundläggande redovisningsförfaranden, liksom det relevanta tekniska ordförrådet som hanteras i branschen.

- Bekanta med de grundläggande forskningsmetoderna och med teknikerna för presentation av rapporter.

Kan tjäna dig: strukturell förändring: koncept, egenskaper, exempel

- Utmärkta tidshantering och tidshanteringsfärdigheter.

- Enastående kommunikations- och förhandlingsfärdigheter.

- Integritet och sekretess.

- Visa hastighet och förmåga både i tidshantering och multitasking -kapacitet (multitask).

Skicklighet behövs

- Verkställande sekreterare måste vara effektiva i grundläggande färdigheter som att skriva, grammatik, stavning och skiljetecken och ha erfarenhet av att använda kontorsutrustning och mjukvaruapplikationer, såsom textbehandling, kalkylblad och grafik.

- De måste ha utmärkta färdigheter för Hantera tid och förmågan att effektivt uppfylla olika ansvar.

- Det behöver också andra egenskaper, såsom god bedömning, diplomati, diskretion och förmåga att lösa problem autonomt.

- De behöver solida kommunikationsfärdigheter För att interagera med allmänheten, skriva rapporter och granska publikationer.

- Känna till Var uppmärksam Vad andra säger, tar sig tid att förstå de punkter som ställs, ställa frågor efter behov och inte avbryta i olämpliga stunder.

- Total förståelse för skriftliga böner och stycken I arbetsrelaterade dokument.

- Kommunicera tydligt Med andra människor för att överföra informationen effektivt.

- Ha en Effektiv skriftlig kommunikation, som mest lämpligt för publikens behov.

- De måste utveckla kritiskt tänkande, Användning av logik och resonemang för att identifiera styrkor och svagheter i alternativa lösningar, slutsatser eller tillvägagångssätt för de problem som uppstår.

- Kunna anta en proaktivt lärande, Förstå konsekvenserna av den nya informationen för problemlösning och aktuellt beslutsfattande.

Kan tjäna dig: direkt arbete

- Kunna Granska och utvärdera deras egen prestanda och andra människor eller organisationer för att göra förbättringar eller vidta korrigerande åtgärder.

En verkställande sekreterare

- En verkställande sekreterare kan vara ansvarig för den lilla rutan och redovisningen, men kan också administrera en budget.

- Du kan publicera objekt på en webbplats, även om du också kan designa och hantera webbplatsen.

- Du kan göra datainmatning i ett kalkylblad som det har designat och som användningsområden för rapporteringsfunktioner.

- En verkställande sekreterare kan övervaka administrativ personal. Han informerar ofta verkställande direktören och kan stödja en eller flera ledare med hög nivå.

Skyldighet

Uppmärksamhet åt chefer

- Håll chefens schema och hjälp i planeringen av utnämningar, styrelsemöten, konferenser, etc.

- Delta i möten för att göra protokoll och möte minuter, sedan sammanställa dem, transkribera och distribuera dem.

- Gör alla researrangemang för chefer: Passeringsköp, hotellbokning, dagsleverans, hantering och granskning av relevant dokumentation etc.

- Utföra de anförtroda utredningarna, samla in data och förbereda dokument eller rapporter för övervägande och presentation av chefer, kommittéer och ledare, som tilldelats.

- Hantera konfidentiella dokument och se till att de förblir skyddade och säkra.

Intern och extern interaktion

- Ta emot och filtrera telefonsamtalen och omdirigera dem till lämplig person när det är bekvämt.

- Hantera, prioritera och distribuera all inkommande eller utgående korrespondens (e -post, bokstäver, fax, paket etc.), läsa och analysera memorandan, presentationer och inkommande rapporter för att bestämma deras betydelse och planera deras distribution.

Det kan tjäna dig: industriell ekonomi: koncept, betydelse, exempel på Mexiko

- Förbered svar på korrespondensen som innehåller rutinmässiga konsultationer.

- Övervaka användningen av kontorsmaterial och förhandla om villkor med leverantörer för att säkerställa att beställningar är mer lönsamma.

- Träffa individer, specialintressegrupper och andra, på uppdrag av chefer, kommittéer och styrelse.

- Välkomna besökare och avgöra om de ska få tillgång till vissa specifika personer.

Administrativt stöd

- Håll elektroniska och pappersregister inlämnade, se till att informationen är organiserad och lättillgänglig för att återhämta den snabbt.

- Förbered fakturor, rapporter, brev, finansiella rapporter och andra dokument med hjälp av textbehandlingsprogramvaran, kalkylblad, databaser och/eller presentationer, och ger också motsvarande hjälp i redovisning.

- Utföra allmänna kontorsuppgifter, till exempel att underhålla administrationssystem och bära grundläggande redovisningsarbete.

- Koordinera och direkta kontorstjänster, såsom poster och budgetförberedelser, för att hjälpa chefer.

- Upprätta och övervaka administrativa policyer och rutiner, både för kontor och organisationsanställda.

- Granska operativa metoder och förfaranden för att avgöra om förbättringar kan göras inom områden som arbetsflöde, rapportering eller utgifter.

- Övervaka och utbilda annan administrativ personal.

Referenser

1. Genomförbar. Verkställande sekreterare arbetsbeskrivning. Hämtad från resurser.Genomförbar.com.
2. Hrvillage. Verkställande sekreterare arbetsbeskrivning. Hämtad från hrvillage.com.
3. Bsr. Verkställande sekreterare. Hämtad från Beastsampleresume.com