Korrespondensenhetsfunktioner, struktur, betydelse

De enhetsenhet Det är en arbetsstation som tar emot, klassificerar, poster och distribuerar intern och extern kommunikation och dokument för alla medlemmar i en organisation mellan olika divisioner. Dess mål är att se till att de levereras till deras mottagare effektivt, snabbt och under de bästa förhållandena.

Privata och offentliga företag eller företag implementerar detta dokumenthanteringsprogram för att påskynda korrespondenskontrollprocesser. Det är en process som är integrerad i organisatorisk dynamik och gör det möjligt att uppnå företagets mål.

Korrespondensenheten vakar över effektiv och snabb leverans av information inom ett företag. Källa: Pixabay.com

Från de gamla arkiven till den digitala tidsåldern har metoden för organisationen av denna avdelning syftet att tillåta enkel åtkomst till dokumentärinformationen av intresse och skydda kontrollposter, filer, manualerna för procedurer och hela historien i företaget i fysiskt och/eller digitalt format.

Det finns för närvarande utvecklade mjukvaror för att påskynda dokumenthantering, som har påverkat miljömiljön positivt, eftersom den fysiska filen tenderar att försvinna och pappersförbrukning undviks.

Likaså görs leverans eller mottagning av korrespondens mer dynamisk och påskyndas genom intranätet och extranätet.

[TOC]

Funktioner

Korrespondensenheten har specifika funktioner som syftar till att dokumentera, organisera och distribuera på ett effektivt sätt korrespondenserna som innehåller information som är inneboende i verksamheten eller tjänsten som tillhandahålls, samt all viktig dokumentation för stöd för administrativ och organisatorisk aktivitet.

Bland de specifika funktionerna i korrespondensenheten är följande:

- Kontrollera dokumentets inresa och utgång.

Kan tjäna dig: de 10 mest populära Jalisco -legenderna

- Distribuera kommunikation till motsvarande områden.

- Bearbeta korrespondensen och kommunikationen som genereras internt och externt.

- Digitalisera dokument.

- Beställa, klassificera och beskriv dokumenten från företagets dokumentärfond.

- Conserve and Control Documentary Production.

- Tilldela på varandra följande nummer till korrespondensen som produceras eller tas emot (strålning).

- Välj dokument och kommunikation som måste bevaras och överföra dem till det centrala arkivet.

Strukturera

Korrespondensenheten är organiserad efter företagets eller institutionens storlek och egenskaper. Det beror vanligtvis på ett huvudkontor som delar upp i två underenheter: en ingång och en ut ur avfarten.

Varje underenhet har specifika funktioner orienterade till administration och kontroll av allt som har att göra med både intern och extern korrespondens. Denna typ av strukturenheter enligt följande:

Ledarskap

Definiera de förordningar och policyer som rationaliserar, normaliserar och reglerar produktionen av dokument, distributionsmetoder, sändning och mottagning av korrespondensen och uppdragen från avdelningen i avdelningen. Det vill säga på ett samordnat sätt genererar de processen för dokument och arkivhantering och dess effektiva systematisering.

Underenhet

Det ansvarar för att implementera distributions- och kontrollmetoderna inom dokumenthanteringsområdet på grundval av de policyer och förordningar som fastställts av företaget. Detta är uppdelat i:

Post korrespondens

Det här är de dokument som anländer och riktar sig till institutionens olika avdelningar. På detta område mottas dokumenten. Innan man förseglar receptionen måste det verifieras att:

- Är verkligen för institutionen eller företaget.

- Ärendet är inneboende för institutionen eller företaget.

- Är vederbörligen förseglade och signerade.

Kan tjäna dig: PICTOGRAFGT Skrivande: Ursprung, egenskaper och exempel

- Bilagorna, om de finns, är kompletta. Om de inte är det, måste påståendet omedelbart göras till emitteret med skriftlig eller muntlig form.

- Underenhetens tätning med datum och mottagningstid placeras.

Kontroll och leverans

Sedan klassificeras dokumenten genom att placera symbolen som motsvarar avdelningen där den måste skickas. Registrering görs i enlighet med huvudkontrolldata, som ett mottagningsdatum, avdelning som den är avsedd, registreringskontrollnummer och de ursprungliga avsändarens data.

Efter detta steg av dokumentation och klassificering fortsätter distributionen, som består i att göra varje avdelning eller beroende av korrespondensen. Sa avdelningen kommer att fortsätta att sätta erkännandet av mottagen och kompatibelt.

Om det fastställs att ett dokument inte är inriktat på institutionen eller inte är inom dess konkurrens.

Exit korrespondens

Detta område ansvarar för att få korrespondens och dokument från var och en av avdelningarna för företaget eller institutionen och organisera dem baserat på deras destination. Han kommer att göra kontoret på relevanta vägar när de validerar följande:

- Dokument måste skrivas i institutionellt papper.

- Dokumenten måste undertecknas (både originalet och kopian).

- Bilagor måste bifogas.

- Mottagaren och adressdata måste vara korrekta.

- Kontroll- och utgångsposten måste visas med datum och kod.

Efter att ha granskat och godkänt de uppgifter och egenskaper som är etablerade för frakt, fortsätt att bevilja mottagande bevis.

Detta område tar ansvaret för att skicka och leverera till destinationerna efter att ha klassificerat dem enligt vägen (per post, personligen eller direkt, genom ett utbyte, bland andra).

Det kan tjäna dig: atacames kultur

Kuverten kommer att märkas och de dokument som de innehåller i leverans- eller fakturakontrollerna enligt den rutt som de skickar kommer att identifieras. Du måste returnera en kopia av de förseglade och undertecknade dokumenten som bekräftelse av kvitto.

Slutligen arkiveras de i alfabetiska, numeriska, tematiska eller kronologiska ordning för att utföra utgångsregistreringen och etablera kontroll.

Betydelse

Korrespondensenheten är ett känsligt och högt konfidentiellt område. Det beror på att relationer och kommunikation inom och utanför institutionen genomförs effektivt och i rätt tid.

Betydelsen av korrespondensenheten vilar på det faktum att detta är den som måste garantera bevarande, vårdnad och bevarande av dokumenten som utgör institutionens eller företagets minne.

Huvudmålet är att ge tillgång till den skriftliga informationen som hanteras i enheten.

Referenser

1. "Korrespondensenhet" vid University of Santiago de Cali. Hämtad den 8 juli 2019 från University of Santiago de Cali: USC.Edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 steg för att bilda och organisera filerna korrekt från ditt företag" i är inte papper. Hämtad den 8 juli 2019 är de inte papper: usonpapeles.com
3. Escobar, c. "Dokumentorganisation" i aktiviteter. Hämtad den 8 juli 2019 från aktiviteter: Blogspot.com
4. ”Intern fil och korrespondensreglering” i de nationella brandmän i Colombia. Hämtad den 8 juli 2019, National Fire Department of Colombia: Brandmän.Minintirig.Gov.co
5. ”Korrespondens- och arkivenheterna i den federala offentliga sektorn” Technological and Higher Studies Institute of Monterrey. Hämtad den 9 juli 2019 från Technological and Higher Studies Institute of Monterrey: Itesm.mx