En sekreterare

Bland de viktigaste En sekreterare De betonar dagordningen, tar hand om allmänheten och hanterar konfidentiell information. Det är personen som ansvarar för att utföra administrativa hjälpuppgifter på ett kontor.

Denna position kan utövas av en man eller en kvinna, även om den vanligaste är att det är en kvinna som utövar honom. De är vanligtvis ansvariga för konfidentiella angelägenheter för personer med en viss hierarki inom företaget, till exempel direktörer, chefer, presidenter, bland andra. Det kommer att förvandla dem till den högra handen för den verkställande direktören som de arbetar.

Om företaget är litet är sekreterarens största arbetsbelastning relaterad till grundläggande kontorsuppgifter.

Vissa länder i världen ägnar en speciell dag under året för att tacka och fira deras arbete. I Colombia, Peru och Mexiko är till exempel sekreterardagen 26 april, medan det är i Venezuela den 30 september.

En sekreterare

En sekreterare är att stödja sin chef för att fullt ut följa sin roll inom organisationen, utan förseningar eller distraktioner.

Även om företagets natur påverkar den typ av arbete som krävs av en sekreterare, kan det sägas att dess huvudfunktioner är:

1- Agendahantering

Det är sekreterarens ansvar att hålla sig uppdaterad med dagordningen för den person som han arbetar. Där måste du återspegla alla dina jobbåtaganden och ibland personliga.

Du måste också behålla uppgifterna för alla personer och institutioner som din arbetsgivare måste vara relaterad.

Sekreterarens agenda fungerar vanligtvis som en operativ logg över den verkställande direktören som hon arbetar.

2- Uppmärksamhet till allmänheten

Uppmärksamheten till allmänheten är en av de mest grundläggande uppgifterna som sekreteraren måste göra. Du måste svara på samtal och spela in deras anledning, liksom alla dessa uppgifter som gör det möjligt för din arbetsgivare att övervaka ärendet.

Det är också personen som tar emot besökare på kontoret. Det är därför det är viktigt att sekreteraren upprätthåller en bild enligt företagets image på arbetsplatsen.

Hans roll där är inte bara att hälsa och göra besökare vänligt, utan ger också de första instruktionerna och riktlinjerna för organisationskulturen och företagets interna processer.

3- Dokumenthantering

Förutom att han är den person som tar emot och hanterar korrespondensen mellan sin chef, skriver, skriver, svarar, svarar, svarar och arkiver de flesta kort, aviseringar, memorandales och e -postmeddelanden från hans arbetsgivare.

För detta ändamål bör det hanteras vissa tillämpningar av programvara som gör att du kan förbereda mer smidighet och snabbt sådana dokument.

Specificiteten för dessa kompetenser beror på vilken typ av arbete som krävs i det område där det fungerar.

Sekreteraren hanterar kontaktdatabasen för hennes chef och arkiverar den skriftliga korrespondensen, såväl som församlingens protokoll och andra intressedokument på kontoret.

Det är sekreteraren som normalt noterar de frågor som diskuteras i viktiga möten.

4- Känslig informationshantering (intern och extern)

Bland de funktioner som skiljer en god sekreterare är att tillräckligt och effektivt hantera all information som är extremt viktig för driften av företaget eller institutionen där det fungerar.

Till exempel måste du ha kontroll över juridiska dokument som kan krävas av regeringens instanser när som helst.

Du kan också ha tillgång till miljöinformation eller någon av de aktörer som är relaterade till företaget. Denna information måste hanteras på ett diskret, effektivt och snabbt sätt.

5- Kontorsorganisation

Sekreteraren måste driva och behålla utrustningen och kontorsmöblerna i drift: telefoner, fotokopier, skrivare, projektorer, möbler, arkivare, bland andra.

Det är den som bär kontrollen över inventeringen av insatsvaror och kontorsutrustning. Det håller också fysiska och elektroniska filsystem i ordning, så att informationen är lätt tillgänglig för vid behov.

Sekreteraren måste ha sitt rena och organiserade arbetsutrymme, eftersom det vanligtvis är de första saker som människor utanför företaget ser när de går in i deras anläggningar.

6- Förberedelse av presentationer

Normalt måste en verkställande presentera sina rapporter i form av presentationer som återupptar och hierarkiserar informationen. För denna uppgift ber han vanligtvis om hjälp från sin sekreterare.

Personen i sekretariatet måste se till att informationen som visas där korrekt återspeglar de uppgifter som din chef vill dela.

Det måste också vara uppmärksamt att det är en presentation utan stavfel och att det är förenligt med företagets grafiska identitet.

7- administrativ övervakning

Det är också en sekreterares ansvar att vara medveten om att de policyer och förfaranden som krävs för att ta hand om tillgångarna i företaget eller institutionen där hon tjänar är uppfyllda.

Enligt den hierarkiska nivån för dess chef kan sekreteraren validera noggrannheten för uppgifterna som återspeglar detaljens detaljerade detaljer.

En sekreterare måste hantera ledningskontroll och korrekt administration av resurser på kontoret.

8- Förskjutningsorganisation

Om chefen behöver resa mycket för arbetskraftsfrågor kommer sekreteraren att ha funktionen att organisera allt relaterat till förskjutning. Från förvärvet av tåg- eller flygbiljetter, logi eller anställning av en förare eller lokal guide.

9- Kommunikation med andra avdelningar

I många fall är sekreteraren ansvarig för att distribuera eller ta emot information från andra avdelningar innan de går igenom sin chef. Med detta, undvik en överbelastning av arbetet till din överordnade, eftersom det kan syntetisera de viktigaste behoven och de som kräver mer brådskande.

Den virtuella sekreteraren

Med ökningen av online -arbeten uppstår figuren av sekreterarna uppkopplad eller virtuella assistenter.

Dessa sekreterare gör de flesta av de uppgifter som beskrivs ovan men på distans. I dessa fall debiterar sekreterarna sina tjänster per timme eller efter projekt.