Företagskontrollprinciper

Vilka är principerna för kontrollen?

De Kontrollprinciper av ett företag Dessa är de förordningar som kräver förekomst av förfaranden och processer som är etablerade i redovisningssystem för att hjälpa chefer att övervaka och reglera affärsverksamhet, vilket garanterar att företagets tillgångar skyddas.

Syftet med kontrollprinciperna är att se till att bokföringssystemet fungerar korrekt och att affärshändelser är exakt registrerade. Uppenbarligen kan chefer inte övervaka alla anställda, så det finns en möjlighet att vissa fel uppstår eller att vissa bedrägerier inträffar.

För att identifiera och etablera effektiva kontroller måste ledningen kontinuerligt utvärdera risken, övervaka genomförandet av kontroll och ändra kontrollerna vid behov.

Att ha en sådan väsentlig affärsfunktion ger rimlig säkerhet genom att minska sannolikheten för fel och skydda organisationens tillgångar. På grund av dess betydelse måste företag överväga de grundläggande principerna för kontroll.

Vilka är principerna för kontrollen?

1. Kontrollmiljö

Ledningsstilen och förväntningarna hos högnivåförvaltare, särskilt deras kontrollpolicy, bestämmer kontrollmiljön.

I en kontrollmiljö finns det en ytterligare övervakning av en ledningskommitté, som säkerställer att det finns administrativ integritet, etiska värden, en väldefinierad organisationsstruktur och behöriga och pålitliga anställda, tilldelning av myndighet och ansvar.

2. Kontrollaktiviteter

De är specifika policyer och förfaranden som ledningen använder för att uppnå sina mål. Dessa inkluderar följande:

Uppgiftsseparation

Det kräver att olika personer tilldelas att utföra olika uppgifter i relaterade aktiviteter, särskilt de som involverar auktorisation, vårdnad eller underhåll av poster.

Det kan tjäna dig: UEPS och PEPS -metoder

Genom att kräva att olika människor gör dessa funktioner skapas ett balanserat kontrollsystem.

Godkännande av transaktion och aktiviteter

Det hjälper till att säkerställa att alla företagsaktiviteter följer fastställda policyer och riktlinjer.

Kräva att vissa chefer godkänner vissa typer av transaktioner ger ett ytterligare åtagande till redovisningsregister, vilket visar att transaktioner har analyserats och godkänts av motsvarande myndighet.

Dokumentstandardisering

Det inkluderar skapandet av fakturor och andra enkelt -för att använda dokument och tillräckligt.

Standardisering underlättar översynen av gamla poster genom att söka ursprunget till någon avvikelse i systemet. Bristen på standardisering kan leda till att vissa element förbises eller missförstås i denna översyn.

Fysiska och åtkomstkontroller på tillgångar och poster

De är elektroniska eller mekaniska kontroller (kassaskåp, identifieringskort, staket, lådor, videokameror, lås) eller datorkontroller, relaterade till åtkomstprivilegier eller etablerade support- och återställningsförfaranden.

Teknik kan i allmänhet komma dit människor inte kan och kan vara på jobbet 24 timmar om dygnet utan behov av ytterligare betalning.

Kontrollåtkomst till ett redovisningssystem genom lösenord, blockeringar och elektroniska åtkomstposter håller obehöriga användare utanför systemet, precis som det ger ett sätt att granska användningen av systemet för att identifiera felfel.

Oberoende recensioner

Företag måste regelbundet granska sina kontrollsystem. Som måste göra en person som inte har gjort någon del av det arbete som kommer att verifieras.

Dessa recensioner hjälper till att garantera tillförlitligheten för redovisningsinformation och effektiviteten i verksamheten.

Det kan tjäna dig: Rexpression av finansiella rapporter: Metoder och exempel

Ansvarsfördelning

Företaget måste tydligt fastställa ansvar. Tilldela specifika ansvar till människor garanterar att de förstår vad deras funktion är att upprätthålla kontrollen.

Om något ansvar är uppenbart kommer ett effektivt kontrollsystem att göra det klart vem som inte gör en tilldelad uppgift.

Exempel

Alla dessa kontroller uppfyller målen för kontrollprincipen. Efter att kontrollerna går, behöver chefer inte övervaka varje anställds aktivitet. De kan regelbundet granska kontrollerna för att säkerställa att de fungerar korrekt och fokuserar på företagsledning.

Uppgiftsseparation

Det är god kontroll att säkerställa att registreringsfunktioner är separerade från den faktiska kontanthanteringen.

Av denna anledning är kassören ansvarig för att debitera kunder i kontanter med möjlighet att deponera det i banken, och redovisningsavdelningen ansvarar för att registrera dessa kassakvitton och göra bankavstämningar.

På detta sätt kan en enda person inte ta kundens pengar och förbjuda dem och sedan täcka med bedräglig redovisning.

Om två personer gör dessa verk är det enda sättet att bedrägeri kan arbeta om varje person är i medverkan med den andra. Uppenbarligen är två komplicerade anställda mycket mindre benägna än en enda anställd som stjäl.

Godkännanden

Att kräva godkännande för att göra betalningar av skrymmande utgifter kan hindra skrupelfria anställda från att göra stora bedrägliga transaktioner med företagets medel.

En officiell prislista fungerar som ett godkännande för säljpersonal för att sälja med dessa priser. Dessutom kan det finnas en kontroll som gör det möjligt för försäljningschef att godkänna rimliga förändringar i prislistan.

Det kan tjäna dig: Total kostnad: funktion, hur det beräknas och exempel

Personal och semesterrotation

Den obligatoriska anställdas rotation eller semesterperioden implementeras för att upptäcka bedrägliga system där det är nödvändigt att ha ett vanligt system för att underhålla det.

Om revisoren ändrar ansvar varannan månad kommer en person inte att kunna utföra ett falskt system konsekvent.

Fysiska revisioner

Fysiska revisioner inkluderar manuellt antal kontanter och annan fysisk tillgång som är registrerad i redovisningssystemet, till exempel varulager.

Fysisk räkning kan avslöja dolda avvikelser i kontonbalanser genom att helt ignorera elektroniska poster. Kontanträkning vid försäljningsställen kan göras dagligen eller till och med flera gånger per dag.

De största projekten, såsom fysisk inventering, måste genomföras mindre ofta, kanske årligen eller kvartalsvis.

Periodiska redovisning

De garanterar att saldot för redovisningssystemet sammanfaller med balanserna från andra enheter, till exempel banker, leverantörer och kunder.

Skillnaderna som finns mellan dessa typer av kompletterande konton kan avslöja avvikelser i sina egna konton, eller att fel har sitt ursprung i de andra enheterna.

Automatiserade kontroller

De är förmodligen de vanligaste interna kontrollerna eftersom de inte bara skyddar företaget utan också ökar dess effektivitet.

Automatiserade tidsklockor är ett bra exempel. Anställda kontrollerar för dessa klockor när de anländer och verifierar sedan i slutet av dagen.

Den automatiska tidsklockan eliminerar möjligheten att anställda fuskar med sin arbetstid.