Administrativa kontrollkontrollsystem, mål, exempel

han administrativ kontroll Det definieras som processen genom vilken chefer påverkar andra medlemmar i organisationen att genomföra strategier. Det körs baserat på den information som cheferna har mottagit.

Det handlar om samordning, fördelning av resurser, motivation och prestandamätning. Utövandet av ledningskontroll och utformningen av förvaltningskontrollsystem är baserad på en serie akademiska discipliner.

Källa: Pixabay.com

Administrativ kontroll innebär omfattande mätning. Därför är det relaterat och kräver redovisningsbidrag, särskilt ledningsredovisning. För det andra innebär det beslut om resursuppdrag. Därför är det relaterat och kräver ett bidrag från ekonomin, särskilt förvaltningsekonomin.

För det tredje innebär det arbetskommunikation och motivation. Detta innebär att det är relaterat och kräver ett bidrag från socialpsykologi, särskilt organisatoriskt beteende.

De dåliga kontrollerna inom ett företag höjer viktiga hot, såsom ineffektiv användning av resurser, bearbetningsfel, lönsamhetsminskning, brist på lagstiftning och stöld eller förskingring av tillgångar av anställda av anställda.

[TOC]

Planering och kontroll

Det finns en nära koppling mellan planering och kontroll. Planering är en process genom vilken målen för en organisation och metoderna för att uppnå målen fastställs. Kontroll är en process som mäter och styr verkliga prestationer mot organisationens planerade mål.

När strategierna har upprättats och planerna har gjorts är ledningens huvuduppgift att vidta åtgärder för att säkerställa att dessa planer genomförs eller, om villkoren kräver det, att planerna ändras.

Administrativ kontroll är en av ledningsfunktionerna, såsom planering, organisation, övervakning och ledning.

Det är en viktig funktion, eftersom det hjälper till att verifiera felen och vidta korrigerande åtgärder för att minimera standardernas avvikelse och uppnå de etablerade målen för organisationen på önskat sätt.

Administrativ kontroll kan definieras som funktionen för systemet som justerar verksamheten efter behov för att uppnå planen eller för att upprätthålla variationerna i systemets mål inom de tillåtna gränserna.

Administrativa kontrollsystem

Det är system som samlar in och använder information för att utvärdera prestanda för olika affärsresurser, såsom människor, fysiska, ekonomiska och organisation i allmänhet, till följd av de hanterande strategierna som bedrivs.

Därför är de uppsättningen av formella förfaranden som är nödvändiga för administrativ och ekonomisk effektivitet. Chefer använder det för att upprätthålla eller ändra standarder i organisationens aktiviteter.

Som en integrerad del av hela företagets kontrollsystem är dess mål att garantera fullständigt och snabba genomförandet av förvaltningsplaner och policyer.

De kan inkludera från det sätt på vilket leveranser begärs till hur användningen av tillgångar är programmerad, arbeten tilldelas eller inventeringen administreras.

Ett administrativt kontrollsystem är hur chefer kan dokumentera sina organisatoriska strategier eller policyer. På samma sätt är det ett sätt att utvärdera prestanda för interna företagsprocesser och jämföra dem med de deklarerade målen och policyn.

Affärsverktyg

Det administrativa kontrollsystemet är ett affärsverktyg som kan ge en indikation på hur väl en organisation som utförs enligt dess mål.

Administrativa kontroller är emellertid bara ett av de verktyg som chefer använder för att implementera de önskade strategierna.

Kan tjäna dig: Tour Diagram: Vad är det för, hur är det gjort, exempel

Strategier implementeras inte bara genom administrativa kontroller, utan också med organisationsstruktur, personalhantering och organisationskultur.

Komponenter

Det administrativa kontrollsystemet är ett verktyg för att hjälpa ledningen att leda en organisation mot sina strategiska mål och dess konkurrensfördel. Det är allmänt förstått att det har tre komponenter:

- Standarders etablering.

- Verklig prestationsmätning mot dessa standarder.

- Vidta korrigerande åtgärder för avvikelser av reglerna och planerna.

Svårigheter

Det finns två vanliga svårigheter kring administrativa kontrollsystem i företag.

- Kunna känna igen de områden där större kontroll behövs.

- Att kunna känna igen när befintliga kontroller är ineffektiva eller defekta.

Mål

Målen med den administrativa kontrollen hänvisar till tillförlitligheten i finansiell information, i rätt tid feedback om uppnåelse av operativa eller strategiska mål och att följa lagar och förordningar.

Feldetektering

En oegentlighet i företagets administration kan äventyra uppnåendet av ett företags allmänna mål, vilket får dem att förlora marken framför tävlingen och tills sin egen överlevnad äventyras.

Därför är det viktigt att snabbt upptäcka avvikelser. På liknande sätt kan olika kretsar och områden identifieras att även om de inte påverkas av allvarliga avvikelser eller misslyckanden, kan optimeras av företagets allmänna välfärd.

Visa att allt fungerar korrekt

Den administrativa kontrollen verifierar att allt fungerar bra och att både de föreslagna målen och de nivåer som fastställts på administrativ nivå med avseende på vinster, försäljning, säkerhet etc., De är uppfyllda utan betydande ändringar.

På detta sätt blir företaget säkrare och är mer solid sina standarder och operativa beslut -att fatta processer.

spela teater

Att upptäcka en situation är inte särskilt användbar om specifika åtgärder inte vidtas för att kanalisera en negativ omständighet, tack vare den detaljerade och konkreta informationen som ges av administrativ kontroll.

Kommunicera och motivera arbetare

Den exakta kunskapen om företagets status, inklusive dess fel, problem och de korrekt hanterade aspekterna, främjar bättre kommunikation med arbetare och motiverar dem att garantera att de nödvändiga aspekterna förbättras eller att rätt linje följs.

Genomföra förebyggande åtgärder

Den för tidiga diagnosen av konkreta problem som upptäcks av administrativ kontroll gör att korrigerande åtgärder är onödiga och ersätts endast av förebyggande åtgärder.

Fördelar

Den största fördelen med administrativ kontroll är att den skapar en lednings- och kontrollcykel för företagsledarskap. Beslut -att göra är strömlinjeformat eftersom det är färre individer involverade.

Hjälp chefer att mäta verklig prestanda och som vägledning för att uppnå mål.

Hjälp decentralisering

Den moderna trenden med affärsorganisationer är mot decentralisering, vilket kräver ett kontrollsystem.

Vid decentralisering sprids beslutets myndighet i hela organisationen i hela organisationen.

Ledningen måste behålla kontrollen i sina händer för att veta om myndigheten används korrekt. Utan tillräckliga administrativa kontroller kan decentralisering inte lyckas.

Hjälp till samordning

Storleken på moderna företag ökar. En stor mängd kapital och ett stort antal människor används i dem.

Detta skapar problemet med adekvat kontroll, eftersom det finns många divisioner som producerar och distribuerar olika produkter. För att samordna dina aktiviteter krävs ett kontrollsystem.

Kan tjäna dig: Servicesportfölj: Typer, delar och exempel

Förenklar övervakning

Förenklar övervakningen genom att påpeka betydande avvikelser. Håller anställda under kontroll.

Ett bra kontrollsystem upptäcker svagheter mycket snabbt. Detta hjälper till att utöka kontrollens omfattning på alla nivåer.

Öka motivationen

Kontrolltekniker skapar en atmosfär av ordning och disciplin i organisationen, hitta avvikelser och identifiera deras ansvarsfulla faktorer.

Detta ökar medarbetarnas motivation, eftersom de känner till det arbete som de anses vara ansvariga.

Nackdelar

En nackdel med administrativ kontroll är att den kan avskräcka kreativitet och innovation genom att göra ett företag mer standardiserat och mindre flexibelt.

Ofta är organisationer med strikt administrativ kontroll mindre kapabla att anpassa sig till förändringar på marknaden, deras bransch eller den juridiska miljön, efter att ha begränsat omfattningen av möjliga idéer och planer

Svårigheter att fastställa kvantitativa standarder

Administrativ kontroll förlorar sin effektivitet när prestandastandarden inte kan definieras i kvantitativa termer.

Det är mycket svårt att upprätta en kvantitativ standard för mänskligt beteende, effektivitetsnivån, arbetstillfredsställelse, anställdas motivation etc. I sådana fall beror rättegången på chefens bedömning.

Det finns ingen kontroll över externa faktorer

Ett företag kan inte kontrollera externa faktorer, såsom regeringspolitik, tekniska förändringar, förändring i mode, förändring i konkurrenspolitik etc.

Anställds motstånd

Basanställda kan känna sig föraktade och missnöjda eftersom de inte får presentera sina idéer. Anställda känner att kontrollen minskar sin handlingsfrihet. Detta kan leda till stark personalrotation.

Anställda motstår ofta kontrollen. Som ett resultat minskas effektiviteten hos samma

Dyrt fråga

För att installera ett administrativt kontrollsystem måste organisationer spendera mycket tid och pengar.

Fördelarna måste vara mer än de kostnader som är inblandade, då kommer endast kontroll att vara effektiv, annars kommer det att leda till ineffektivitet.

Betydelse

Utan administrativ kontroll är ledningsprocessen ofullständig. I företag uppstår behovet av kontroll på grund av flera faktorer:

- Det är svårt att fastställa helt exakta prestandanormer i stora organisationer. Å andra sidan behöver en chef alla typer av snabb information, som inte alltid är tillgänglig. Kontroll krävs för att utvärdera standardernas noggrannhet.

- Anställda anförtros stora summor pengar och värdefulla resurser. I avsaknad av kontroll kan de anställda emellertid ge efter frestelser. Ett effektivt kontrollsystem hjälper till att minimera oärligt beteende av anställda.

- I avsaknad av kontroll kan anställda koppla av i sin ansträngning och prestanda kan falla under det normala.

Genom kontrollen säkerställs att effektivt få och använda resurserna i en organisation för att uppnå önskade mål. Administrativ kontroll erbjuder följande fördelar:

Policyverifiering

Gör det möjligt för ledningen att verifiera kvaliteten på de olika planerna. Därför kan du avslöja vilka planer som ska omarbetas eller vilka mål som ska ändras.

Förändringar i miljön kan göra de ursprungliga planerna livskraftiga eller bristfälliga. Kontroll hjälper till att granska och uppdatera planer.

Ledningsansvar

Även när en chef tilldelar vissa aktiviteter och delegerar myndighet till sina underordnade, är han fortfarande ansvarig för den slutliga prestationen.

Kan tjäna dig: rörelsekapital

Därför måste en chef verifiera utförandet av sina underordnade för att säkerställa att de använder den delegerade myndigheten i önskad form.

Administrativ kontroll gör det möjligt för chefer att fullgöra sitt ansvar och samtidigt delegera myndighet.

Motivator

Inspirerar anställda att arbeta hårt och erbjuda bättre prestanda. När de vet att deras prestationer värderas och deras belöningar är kopplade till denna utvärdering kommer de att försöka bidra med sina bästa ansträngningar.

Effektivitet

Kontroll bidrar till effektiviteten i verksamheten genom att fokusera på att uppnå mål. Därför tillåter det chefer att upptäcka och korrigera fel innan de blir allvarliga, vilket hjälper till att minimera avfall och förluster.

Exempel

En administrativ kontroll är alla processer, praxis, politiska, verktyg, mätning eller system som implementeras för att låta ledningen styra en organisations resurser. Följande är illustrativa exempel:

Kravkontroll

Dokumentera formellt planerna som krav och hantera förändringen av dessa planer.

Ekonomisk kontroll

Ekonomiska kontroller som praxis att utveckla, övervaka och redovisa en budget.

Prestationskontroll

Processen att komma överens om en uppsättning mål med anställda och utvärdera prestanda i förhållande till dessa mål.

Övervakning

Övervakning av anställdas prestanda för att förbättra produktivitet, effektivitet och arbetskvalitet.

Förändring kontroll

Processen att skicka, utvärdera, godkänd, prioritera, implementera, kommunicera och granska förändringar i en organisation.

Säkerhetskontroller

Implementera skyddsåtgärder och motåtgärder för att undvika risker för människor, egendom och information.

Efterlevnadskontroller

Implementering av processer, förfaranden, system, kontroller, mätningar och rapporter för att följa interna lagar, förordningar, normer och policyer.

Betyg

Det är den kontinuerliga processen för en jämförande utvärdering av företagets resultat mot bransch, konkurrens eller nuvarande bästa praxis.

Kontinuerlig förbättring

Det är den repetitiva processen att göra mätningar till saker, förbättra dem och mäta dem igen.

QA

Se till att utgångarna passar specifikationerna. Implementera till exempel en process för att testa produkter i en produktionslinje.

Kvalitetsgaranti

Det är processen för förebyggande av framtida kvalitetsfel. Till exempel praxis att undersöka grundorsaken till alla kvalitetsfel för att identifiera förbättringar.

Automatisering

Förbättrar produktivitet, effektivitet och kvalitet genom att ersätta arbetet med automatisering.

Datakontroll

Datakontroll inom områden som datakvalitet, Data Ancestry, Security, Integration och Compliance.

Lagerstyrning

Reglera och räkna inventeringen för att undvika brist eller överskott av en leverans.

Tillgångskontroll

Tillgångskontroll som anläggningar, infrastruktur, maskiner, programvara och immateriell egendom.

Till exempel implementerar ett tillgångsredovisningssystem en lämplig separering av oro över tillgångar.

Referenser

1. All Business (2019). Vad är ett administrativt kontrollsystem och varför är de så viktiga? Taget från: allbusinessadmin.com.Au.
2. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). Ledningskontrollsystem. Taget från: i.Wikipedia.org.
3. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). Kontroll (hantering). Taget från: i.Wikipedia.org.
4. Kenneth a. Merchant (1982). Kontrollfunktionen för ledningen. MIT Sloan. Taget från: Sloanreview.mit.Edu.
5. Business Dictionary (2019). Ledningskontroll. Taget från: Business Dictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Exempel på ledningskontroll. Taget från: förenklad.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Betydelsen av ledningskontroll i en organisation. Taget från: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Fördelar med manialkontroll för en organisation. Ditt artikelbibliotek. Taget från: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Vikten och begränsningarna för kontroll. Ditt artikelbibliotek. Taget från: yourarticlelibrary.com.