Intern bokföringskontroll

Vad är intern redovisningskontroll?

han Intern bokföringskontroll Det täcker de metoder som implementeras av ett företag för att garantera integriteten i finansiell och redovisningsinformation, följa operativa och lönsamhetsmål och överföra ledningspolicy i hela organisationen. Dessa överlappar ett företags normala operativa förfaranden.

Denna överlappning svarar på avsikten att skydda tillgångar, minimera fel och se till att verksamheten utförs på ett godkänt sätt. Det finns inga identiska interna kontrollsystem, men många kontrollfilosofier med avseende på ekonomisk integritet och redovisningspraxis har blivit standardhanteringspraxis.

Intern kontroll har ett pris, vilket är att kontrollaktiviteter ofta stoppar det naturliga flödet i ett företags processer, vilket kan minska dess allmänna effektivitet. Ett nyckelkoncept är att även det mest kompletta interna kontrollsystemet inte helt kommer att eliminera risken för bedrägeri eller fel.

Det kommer alltid att finnas några incidenter, vanligtvis på grund av oförutsedda omständigheter eller en alltför bestämd ansträngning från någon som vill begå bedrägeri.

Delar av intern redovisningskontroll

Uppgiftsseparation

Separationen av funktioner innebär att dela ansvaret för redovisning, insättningar, presentation av rapporter och revisionen. Ytterligare uppgifter är separerade, det finns mindre möjligheter att en enda anställd begår bedrägliga handlingar.

För småföretag med endast ett fåtal redovisningsanställda, dela ansvar mellan två eller flera personer eller kräver att kritiska uppgifter granskas av medarbetare kan tjäna för samma syfte.

Åtkomstkontroller

Kontrollåtkomst till olika delar av ett bokföringssystem genom lösenord, blockeringar och elektroniska åtkomstposter kan hålla obehöriga användare ur systemet.

Dessutom ger det ett sätt att granska användningen av systemet för att identifiera källan till fel eller avvikelser.

Fysiska revisioner

Fysiska revisioner inkluderar det manuella antalet kontanter och alla fysiska tillgångar som är registrerade i redovisningssystemet; Till exempel varulager, material och verktyg.

Fysisk räkning kan avslöja välhidda avvikelser i räkenskapens balanser, som förbises i elektroniska poster.

Kontanträkning vid försäljningsställen kan göras dagligen eller till och med flera gånger per dag. De största projekten, såsom manuell räkning av inventeringen, måste genomföras mindre ofta, kanske kvartalsvis.

Standardiserad dokumentation

Standardiseringen av de dokument som används för finansiella transaktioner - som fakturor, interna rekvisitioner av material, lagerkvitton och resekostnadsrapporter - kan hjälpa till att upprätthålla konsistens i underhåll av poster över tid.

Användningen av standarddokumentformat kan underlätta granskningen av tidigare register genom att leta efter ursprunget till någon avvikelse i systemet. Bristen på standardisering kan leda till att elementen förbises eller missförstås i nämnda granskning.

Testbalanser

Användningen av ett dubbelpostbokföringssystem lägger till tillförlitlighet genom att säkerställa att böcker alltid är balanserade. Trots detta kan fel göra systemet ur balans vid en viss tidpunkt.

Beräkningen av dagliga eller veckovisa testbalanser kan ge periodisk information om systemstatus. Detta gör att du kan upptäcka och undersöka avvikelser så snart som möjligt.

Periodiska förlikningar

Redovisningsavstämningar kan säkerställa att bokföringssystembalanser sammanfaller med balanserna från andra enheter, till exempel banker, leverantörer och klienter på kredit.

Till exempel innebär en bankavstämning att jämföra kontantbalanser och insättningar och kvittonregister mellan redovisningssystemet och bankkontotaterna.

Skillnaderna mellan dessa typer av kompletterande konton kan avslöja fel eller avvikelser i själva konton. De kan också visa att fel kan komma från de andra enheterna.

Godkännande

Kräva att specifika chefer godkänner vissa typer av transaktioner kan lägga till ett ansvarsskikt till redovisningsregister. Således demonstreras att transaktionerna har sett, analyserats och godkänts av motsvarande myndigheter.

Krävande godkännande för att kunna göra stora utgifter och betalningar förhindrar skrupelfria anställda från att genomföra stora bedrägliga transaktioner med företagets medel.

Mål

Skydda företagets tillgångar

Väl utformade interna kontroller skyddar förlusttillgångar. Förlusten kan vara en oavsiktlig förlust, som inträffar från ärliga misstag som begåtts av människor. Det kan också vara en avsiktlig förlust, som är resultatet av avsiktlig bedräglig verksamhet.

Garantera finansiell informations tillförlitlighet och integritet

Intern kontroll garanterar att ledningen har exakt, snabb och fullständig information - inklusive redovisningsregister - för att planera, kontrollera och rapportera affärsverksamhet.

Garantera efterlevnad av lagar

Intern kontroll hjälper till att säkerställa att företaget följer de många nationella, statliga och lokala lagarna och förordningarna som påverkar affärsverksamheten.

Främja effektiva och effektiva operationer

Intern kontroll ger en miljö där chefer och personal kan maximera effektiviteten och effektiviteten i verksamheten.

Efterlevnad av mål och mål

Det interna kontrollsystemet ger en mekanism för ledningen för att övervaka uppnåendet av operativa mål och mål.

Exempel

Likvida tillgångar behöver alltid mer skydd än icke -vätska tillgångar, eftersom de är lättare att stjäla; Ta till exempel kontanter.

Kontanterna är den mest likvida tillgången och kan enkelt stulas av alla anställda som hanterar den. För att skydda företagets kontanter är att speciella interna kontroller implementeras.

Interna uppgifter Separationskontroll används ofta med kontanter. Denna kontroll kräver att personen som tar emot kundens kontanter och personen som registrerar kontantkvittot i redovisningssystemet aldrig är samma anställd.

I själva verket går vissa interna kontrollsystem ett steg längre och kräver att en anställd debiterar kontanterna, en annan för att sätta in dem i banken och en annan registrerade det i redovisningssystemet.

Genom att segmentera varje anställds uppgifter kan ingen person ensam samla in kontanterna, sätta in det och registrera försäljningen i redovisning. Detta förhindrar bedrägeri, eftersom en person inte kan ingå i de laddade kontanterna och registrera ett mindre belopp av kontantkvittot i redovisningssystemet.