De 15 viktigaste kontorsfunktionerna

De kontorsfunktioner som dominerar De är de administrativa aktiviteter som utförs av personalen i ett företag, organisation eller institution, och som är nödvändiga för deras verksamhet. Om effektivt utförs effektivt kommer resultaten att bli mycket bättre än om de görs dåligt.

Kontorsarbete har normalt ett regelbundet schema från måndag till fredag ​​som börjar vid 8 eller 9.m. och varar upp till 4 eller 5 p.M, även om detta varierar beroende på länder eller regioner.

De flesta kontorsarbeten kräver grundläggande färdigheter som: Oral fluidkommunikation, förmåga att skriva, arkiv och viss erfarenhet av kontorsutrustning som datorer, fotokopiatorer etc.

Beroende på nivån på den antagna positionen eller ansvaret kräver det att personen har teknisk, universitet eller fjärde nivåutbildning.

De viktigaste kontorsfunktionerna som dominerar

1- Planering

Detta är det första och viktigaste av uppgifter eftersom det består i att definiera hur organisatoriska metoder och strukturer kan bidra till affärsplanen.

Det finns tekniska verktyg som hjälper dem då kan dessa metoder anges i uppgifter bland teammedlemmarna, men endast bra planering kan säkerställa att allt slutar lägga till affärsmålet.

För allmän planering krävs en tydlig vision av företag och en viss hierarkisk nivå inom företaget, men varje teammedlem måste planera sitt arbete så att de kan uppfylla de etablerade målen och tidsfristerna.

2- Transkription och/eller rapporteringsrapporter

En uppgift som upptar tiden för dem som arbetar på ett kontor är att skriva, i alla stöd, av rapporter som stöder eller beskriver deras funktioner eller som tjänar till att förklara bland resten av sina kollegor detaljerna (bakgrund, framsteg, resultat, proffs och Nackdelar, etc.), av ett visst projekt.

Dessa skrifter fungerar också som en register över den verksamhet i den organisation som det kontoret tillhör, för framtida inspektioner eller recensioner.

3- Delta i möten

De är möten mellan medlemmarna i ett arbetsteam där idéer om de nuvarande projekten byts ut, nya förslag presenteras, presentationer, rapporter eller rapporter delas.

De har vanligtvis målet att anpassa alla som finns i riktning mot ett gemensamt mål, tilldela roller, uppgifter och tidsfrister till var och en. De tjänar också till att lösa besvär som har uppstått i utförandet av uppgifter.

De har vanligtvis en mycket definierad frekvens, varaktighet och dynamik. Det som samtalas i dem är också vanligtvis registrerat på några minuter eller minuter för ditt arkiv.

Vissa organisationer har dagliga möten, ytterligare flera dagar per vecka, varannan vecka och andra varje månad. Mötesfrekvensen beror på varje företag och deras behov.

4- Programmöten

Det handlar om att samordna dagordningen för alla människor som måste vara i ett möte så att de lyckas sammanfalla på en specifik plats och tid.

Det är en uppgift som kan vara överväldigande, så att förlita sig på teknik kan vara en bra idé. Det finns applikationer, till exempel schemaOnce, som låter dig programmera möten automatiskt, vilket gör att gästerna kan se de tillgängliga datumen och välja ett schema som är bekvämt för dem.

5- Kontrollera företagets e-post

Det är en uppgift som kan ta lång tid. En Adobe-rapport som publicerades 2016, som resulterade från en självadministrerad undersökning till mer än tusen arbetare, avslöjar att vi passerar i genomsnitt 20.5 timmar varje vecka, kontrollera vårt e -postmeddelande.

Klassificera, läsa och svara på e -postmeddelanden, är en mycket vanlig form av kommunikation och tillåter utbyte av filer och intryck relaterade till ett organisationsprojekt eller process.

Även om företag är i den ständiga sökningen efter effektivare posthanteringsformulär finns det också applikationer som Gmail's Smart -etiketter.

Ett annat sätt att påskynda denna uppgift är att integrera postmallar eller texter som kan skickas med minimala ändringar av olika mottagare och på olika möjligheter.

6- Finanshantering

Denna uppgift måste garanteras att pengar uppfyller sin livscykel vid köp och försäljning av produkter och tjänster; att alla fakturor skickas, registreras, betalas och skickas. Naturligtvis finns det kontor där de bara ägnas åt detta.

Denna verksamhet inkluderar också att hålla finansiella konton och juridiska dokument uppdaterade på ett sådant sätt att det inte finns några besvär med den rättsliga ramen som berör organisationen i fråga.

7- Logistik

Denna funktion garanterar att alla varor relaterade till företagets arbete transporteras från och till lager och kunder. Det inkluderar också att göra länken med leverantörer för att få råvaror för tillverkning av nya produkter.

Målet med denna funktion är att se till att företaget har i sin besittning allt som krävs för att upprätthålla produktionen av den goda eller tjänsten som är marknadsföring.

8- Call uppmärksamhet

På ett kontor är det också nödvändigt att svara på telefonen, eftersom det är ett kommunikationsmedel med kunder, leverantörer och bland medarbetarna själva. 

Även om det verkar vara en enkel uppgift, kräver det ett visst protokoll eftersom det kan vara den röst som någon utanför företaget associerar med bilden av detta. Därför är det viktigt att tillståndsregler respekteras, en institutionell ton upprätthålls, röstvolymen och det ordförråd som används modereras.

Ett annat viktigt faktum, som ibland förbises när man kör denna funktion, är att skriva ner så många data som möjligt på andra sidan telefonen; Detta kommer att mata företagets kontaktdatabas och låta dig övervaka frågan som diskuteras under telefonsamtalet.

9- Arkivorganisation

De flesta av de uppgifter som utförs på ett kontor, genererar vissa dokument: fakturor, anteckningar, protokoll, minuter, försäljningsrapporter etc.

I digital eller papper är det en mängd information som kräver att någon katalogiserar den, arkiverar den och skyddar den enligt dess nivå av betydelse för verksamheten.

Precis den sista punkten, den för informationsskyddet, är en fråga som har blivit en huvudvärk för många organisationer, så att verktyg, protokoll och procedurer som söker säkerhet i arkivet och överföringen av överföringen uppstår mer och mer känsliga data i en organisation.

I vissa fall.

10- Företagets postdistribution

En uppgift som, trots att de inte kräver en mycket hög akademisk utbildning, kräver god organisation, ansvar och känsla av brådskande, är fördelningen av korrespondens inom kontoret.

En skiss av någon design, kreditkortet som skickats av banken, fakturorna för en leverantör eller svarsbrevet från en statlig enhet, är några av de dokument som alla anställda kan vänta och som många andra processer kan bero på företaget.

11- Kundtjänst

Denna funktion består i fysiskt deltagande kunder med tvivel eller klagomål om de produkter eller tjänster som erbjuds av företaget.

12- Utskrift och kopiering av dokument

Den består av att skriva ut de dokument som måste sparas fysiskt eller kopior måste dupliceras eller levereras till företagets arbetare.

13- Intervjuer med kandidater

Detta är en av uppgifterna i personalvalsprocessen. De kan tas individuellt eller i en grupp, det vill säga fokus på en enda kandidat eller flera.

14- Köp av leveranser och kontorsmaterial

Kontorsmaterial är viktiga för deras effektivitet. STOREWER Supplies, skrivarbläck, förpackning eller papper måste alltid vara tillgängligt, så det måste finnas någon som ansvarar för deras hantering.

15- administrativa funktioner

Administrativa ansträngningar är viktiga för att ett företag ska upprätthålla stabilitet och kan uppnå framgång i sina företag. Att vara medveten om juridiska frågor, pappersarbete och andra byråkratiska tomter är några av dessa funktioner.

Referenser

1. Audra Bianca (S/F). Office Organization & Planning Tips. Återhämtat sig från: smallbusiness.Kron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 Kontorsuppgifter som kan och bör automatisera. Återhämtad från: är.SBA.Gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hur många timmar i ditt liv har du slösat bort på jobbet e -post? Prova vår deprimerande räknare. Återhämtat sig från: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lista över jobb som arbetar på ett kontor. Återhämtat sig från: arbete.Kron.com.
5. Vad gör en kontorsassistent. Återhämtat sig från Learn.org.
6. Vad exakt gör människor i kontorsjobb. Återhämtat sig från: Reddit.com.